[구글폼 자동화] 학년초 학생 기초상담카드 #기획

고3 담임의 학년초 업무, 학생 기초 상담자료 생성 자동화

< 목차 >
1. [기획의도] 학년 초 고3 담임교사의 주요 업무
2. 학생 기초상담카드 자동화를 위한 주요 아이디어
3. 학생 기초상담카드 자동화 프로세스

 

[기획의도] 학년 초 고3 담임교사의 주요 업무

 

어느 학년이나 마찬가지이지만,

고3 담임교사의 3월은 관용적인 의미가 아닌 말 그대로 초 단위로 시간을 쪼개서 쓰는 시기이다. 

 

교사의 절대적인 업무량이 감당을 못할 정도는 아니지만,

시기에 따라 동시에 몰아치는 일들이 많아서 커피 한 잔 마실 틈도 없고, 퇴근할 때가 되어서야 겨우 핸드폰을 열어볼 때가 많다. 

 

3월마다 같은 패턴의 일들이 반복되면서 좀 더 효율적으로 시간과 에너지를 배분할 수는 없을지를 고민하게 된 것이 업무자동화의 시작이었다. 

 

하지만 기획과 프로그램 제작, 오류 처리 등의 작업에 생각보다 많은 시간이 걸리다 보니 겨울방학이면 새로운 프로젝트를 고민하고, 해결방법을 찾게 된다. 

 

이번 프로젝트는 신학년을 맞아 고등학교 담임교사의 가장 중요한 업무인 학생 상담을 위한 기초자료 생성을 자동화하는 것이다.

 

고3 담임의 3월은 대입을 위해 학생들의 현재 위치를 파악하고, 학생들의 희망 진로와 진학 목표를 설정하고, 앞으로의 실현 가능한 목표와 학습전략을 설정해야 한다. 특히 이 과정에서 목표 달성에 방해가 되거나 장애가 되는 문제점을 찾아 해결방법을 함께 고민하면서 학생들과의 긴밀한 관계를 형성해야 하는 아주 중요한 시기이다.

 

그래서 학기초 기초상담을 위해서 학생들에게 주로 기초상담카드에 기록하여 제출받고, 이 자료를 토대로 유니브에서 내신성적, 모의고사 성적 추이 등을 확인하면서 상담활동을 진행한다. 

 

그런데 고3 담임을 하면서 상담을 위한 기초 자료를 생성하고 정리하는 시간이 생각보다 많이 소요된다는 점이다. A4에 기록된 자료를 보고 엑셀파일에 다시 기록하여 정리하기도 하고, 상담기록지를 PDF로 스캔해서 태블릿에서 불어와서 활용도 해 봤지만 뭔가 아쉬움이 있었다. 

 

그래서 학생들의 기본 정보는 자동 생성하고, 상담을 위해 꼭 필요한 자료만 제출 받고, 유니브에서 불러올 수 있는 자료도 입력해서 다양한 정보를 종합해서 기초상담자료를 생성하는 프로세스를 구상하게 되었다. 

 

 

학생 기초상담카드 자동화를 위한 주요 아이디어

 

 **학생 기초상담카드의 내용요소 결정** 

가장 먼저 고민해야 할 문제는 학생 기초상담카드의 구성항목을 결정하는 것이다.

 

먼저 불필요한 개인정보를 제외했다. 담임으로서 대입 전형을 위해 꼭 알아야 대입 전형을 설계할 수 있기 때문에 정말 필수적인 영역을 제외하고 불필요한 부분은 제거했다. 

 

그리고 자기소개서와 같이 학생들에게 자신의 구체적인 생각을 묻는 부분도 제외했다. 대입을 준비하는 상황에서 학생들에게 앞으로의 목표를 설정하고, 미래에 대해 고민할 수 있는 기회를 준다는 긍정적인 의미가 있기는 하지만 학년 초 기초상담과정에서는 크게 도움이 되지는 않았다. 이제는 도망칠 수 없는 고3이라는 막다른 길에서 고3 담임과 처음 상담할 때는 모든 학생이 다 열심히 하겠다는 약속을 하기 때문이다. 

 

그렇기 때문에 차라리 이런 내용요소는 차라리 진로활동이나 자율활동 시간에 시기별로 단계적인 활동으로 구성하는 것이 더 도움이 된다고 생각한다. 

 

최종적으로 구성한 구성요소와 하위항목은 다음과 같다. 아마도 대부분의 담임 선생님들이 비슷하게 내용을 구성해서 사용하시리라 생각한다. 내가 고민하고 구체화한 내용을 상황에 맞게 적절히 활용하면 될 듯 싶다. 

 

구성요소	하위항목	표시방식
기초정보	성명, 학번, 생년월일, 전화번호, 가족관계(관계, 성명, 연락처, 기타)
성적	학년별 내신성적, 모의고사 성적
대입특별전형 해당사항	기초생활수급자, 다문화가정, 국가보훈대상자 , 장애, 체육특기자, 종교 등	체크박스
희망대학	희망대학, 희망학과
학업계획	방과후학교, 자율학습 참여 일정, 사교육 여부 등
기타사항	건강사항, 장학금 신청, 상담요청 사항 등	자유서술

 

 

학생 기초상담카드 자동화 프로세스

프로그램을 모두 완성한 뒤에 이 글을 쓰는 것이 아니라 기획하면서 떠오르는 대로 쓰고 있기 때문에 실제 최종 자동화 프로그램은 방향이 달라질 수 있지만 핵심적인 자동화 프로세스는 거의 유지가 될 듯 싶다. 

 

구글폼으로 기초상담카드 입력데이터 생성

종이로 기초 상담내용을 받아보기도 하고, 구글폼으로 받아 보기도 했다. 최근 2년간은 종이로 받고 PDF로 스캔해서 태블릿으로 불러와 활용하기도 했다. 다양한 방식으로 해 봤지만 일을 하기에 편한건 종이로 받는 거고, 가독성이 좋은 건 구글폼이다. 보관하고 활용하기에 편한 것은 PDF 방식이다. 

 

각각의 방식에 장단점이 있기 때문에 이번 프로젝트는 각 방식의 장점만을 모아서 구글폼으로 입력받은 내용을 데이터베이스로 삼고, 이 데이터를 바탕으로 상담카드를 PDF로 자동완성하고자 하는 것이다. 그래서 최종적으로 자동완성된 내용을 태블릿으로 불러와서 활용하고자 한다. 

 

기초상담카드 양식파일 자동 생성

구글폼으로 입력 받은 내용과 유니브에서 받은 성적 자료를 베이스로 기초상담카드를 파이썬으로 자동 생성하고 PDF로 저장한다. 이렇게 완성된 PDF를 태블릿으로 import하면 상담내용을 추가적으로 기재만 하면 되는 것이다. 

 

 

이것으로 기획안을 마무리하고 다음 글에서는 하나씩 프로그램으로 구체화하겠다. 목표는 2월까지 프로그램을 완성하고 배포하는 것이다. 제작하는 과정을 실시간으로 업데이트하고 고민하하고 생각한 내용을 기록해 나갈 것이기 때문에 상황에 따라 적절하게 변형하고 활용하면 된다.